När någon ansöker om en social tjänst eller på annat sätt har ett ärende hos socialkontoret, blir man registrerad i socialnämndens personregister. Registret är dels ett dataregister och dels ett arkiv där journalen ingår.
Dataregistret ska underlätta handläggningen av ärendet. De uppgifter som registreras är bland annat namn, personnummer, adress och familjetillhörighet. Dessutom ingår uppgifter om vilken typ av ärende det gäller samt tjänstemännens journalanteckningar och uppgifter om beslut och eventuella utbetalningar.
Enligt 26 § Personuppgiftslagen (PUL), har man rätt att få utdrag ur registret.
De uppgifter som handläggaren antecknar för att kunna handlägga ärendet på ett riktigt sätt, samt de handlingar som kommer in och som sparas, finns samlade i en journal. Man har rätt att fortlöpande läsa vad som skrivs ner och kan även begära att få läsa hela journalen.
Vill man ha ett registerutdrag eller få läsa sin journal, ska handläggaren hjälpa till med detta.
De uppgifter som finns i socialnämndens personregister skyddas av sekretess på samma sätt som uppgifter inom hälso- och sjukvården. Alla anställda har tystnadsplikt.